Cómo hacer el balance de las cajas registradoras de forma rápida y precisa

Cómo hacer el balance de las cajas registradoras de forma rápida y precisa

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Para que un negocio tenga éxito, el dinero en efectivo es fundamental. Muchos afirmarán que el dinero en efectivo está en vías de desaparición, y aunque eso podría ser cierto algún día en el futuro, todavía está muy lejos. Mucha gente sigue operando principalmente con dinero en efectivo, y los clientes esperan poder utilizarlo para pagar sus compras allá donde vayan.

Esto hace que equilibrar la caja registradora sea una tarea empresarial necesaria. Aunque no es el aspecto más agradable del funcionamiento de un negocio, es fundamental que las cajas registradoras estén correctamente equilibradas. Esta tarea puede llevar mucho tiempo, pero no tiene por qué ser así. Puede aprender a acelerar el proceso si se mantiene organizado, hace el balance de forma rutinaria y utiliza los datos del software que tienes disponible.

Si se equilibra correctamente y con regularidad, sus cajones de efectivo siempre tendrán suficiente dinero para que sus empleados puedan terminar sus turnos sin interrumpir las operaciones ni afectar negativamente al servicio.

Para seguir siendo rentable, cada caja debe equilibrarse al final de cada turno. Si eso es demasiado a menudo y no tienes el ancho de banda para hacerlo, al menos asegúrate de equilibrar el cajón de efectivo al final de cada día.

Equilibrar los cajones de efectivo con rapidez y precisión es un arte, pero se puede aprender. He aquí algunos consejos:

El efectivo en mano y la cantidad que las empresas deben tener es esencial para dirigir un negocio de forma rentable. La cantidad de efectivo disponible en los cajones es una parte vital de esto. Los minoristas deben tener suficiente efectivo en el cajón para que un empleado pueda realizar un turno completo.

Asignar una persona por caja

Se puede permitir tener una caja registradora en toda la planta, pero no es recomendable. Cuantas más personas manejen el cajón a la vez, más difícil será identificar al responsable cuando los recuentos sean insuficientes.

Cuando un empleado maneja cada cajón, puede aumentar la responsabilidad. Sí, puede que te sientas inclinado a confiar en tu personal, y tendrías razón. Se puede confiar en la mayoría de los empleados. Pero usted también tiene un negocio que operar, y los robos de los empleados ocurren. Tiene sentido responsabilizar a los empleados cuando se trata de manejar dinero en efectivo. Se asegurará de que los recuentos sean precisos al final de cada turno y se encontrará con menos problemas en el futuro.

Contar el dinero en efectivo al principio del día

Muchos suponen que el recuento de efectivo sólo tiene lugar cuando se hace el balance de la caja registradora al final de cada día.

Falso.

Es importante empezar cada día sabiendo lo que hay en la caja. Es necesario tener una base saludable de efectivo en la caja registradora al principio de cada día para asegurarse de que tiene suficiente para cubrir sus operaciones. Este es otro acto de equilibrio. Si es demasiado poco, los empleados podrían quedarse sin dinero en efectivo a mitad de turno y provocar retrasos. Si es demasiado, aumenta la probabilidad de que los empleados roben.

Como nota: es una buena idea asegurarse también de tener el tamaño adecuado de cajón de dinero.

Depositar dinero en efectivo a lo largo de los turnos

Durante un turno ajetreado, es normal que la caja registradora se desorganice un poco, con demasiados $20 y pocos individuales, o viceversa. Ordenar periódicamente la caja registradora a lo largo del día puede ayudar a garantizar que su caja registradora esté sana cuando llegue el momento del recuento final.

Deposite dinero en efectivo durante los periodos lentos para tener suficiente a mano cuando el negocio se recupere, y cuente lo que hay. Asegúrese de eliminar la diferencia del recuento de la mañana, para no acabar contando dos veces. También es útil que haya dos personas presentes en este proceso. Esto ayuda a garantizar una mayor precisión y una mayor responsabilidad.

Extraiga el informe del TPV para cada cajón después

Tanto si hace el balance de la caja registradora al final de cada día como al final de cada turno, necesitará tener a mano datos precisos con los que comparar sus recuentos. Saque el informe del punto de venta cada vez que cierre la caja. Saque el cajón y retírese a un lugar discreto de la tienda para hacer el recuento. Tendrá que comprobar los recuentos a fondo, así que asegúrese de disponer de tiempo suficiente.

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Contar el efectivo de cada caja en un lugar discreto

En primer lugar, realice el recuento físico. Cuente la suma total de todas las monedas, billetes y recibos PDQ y compare esas cifras con el total del informe. No es raro que haya un pequeño déficit de efectivo o una pequeña discrepancia. A menudo, con un segundo recuento estos desaparecerán. Si no se han cometido errores cuando los empleados entregaron el cambio a los clientes, todo debería cuadrar.

Identificar y resolver las discrepancias

Sin embargo, si encuentra una carencia importante, querrá revisar de nuevo los datos de su TPV. La mayoría de las discrepancias son causadas por un simple error humano y no son nefastas. Busque faltas y excesos. Los excesos significan que los clientes probablemente fueron defraudados, lo cual es algo que querrá investigar, en caso de que necesite ofrecer a algunos empleados un poco de entrenamiento extra. Otras discrepancias podrían significar que el dinero se ha perdido, ha sido robado o se ha contado incorrectamente.

Para solucionarlo, realice un recuento de todo el efectivo, los cheques, los cupones y los recibos de las tarjetas de crédito. Si te quedas corto, comprueba dos veces en la caja registradora y en los alrededores y tu caja registradora por si faltan recibos. Revise sus transacciones en el punto de venta para ver si puede detectar cualquier cosa que pueda faltar, como los recibos. También es una buena idea asegurarse de tener a alguien que pueda registrar las discrepancias de efectivo en las cuentas de pérdidas y ganancias de la pequeña empresa.

Registrar las transacciones de la caja registradora

Una vez terminado todo esto, asegúrate de llevar un registro de todas las transacciones en tus libros. Registra el saldo inicial, el efectivo, el crédito, los cheques, los cupones, el crédito de la tienda concedido y cualquier otra venta.

Anota las discrepancias que no puedas resolver. Contabiliza los excesos o los déficits en una columna separada.

Cómo puede ayudar Star

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