Equilibrar los cajones de efectivo con rapidez y precisión es un arte, pero se puede aprender. He aquí algunos consejos:
El efectivo disponible y la cantidad que deben tener las empresas es esencial para gestionar un negocio de forma rentable. La cantidad de efectivo disponible en los cajones de efectivo es una parte vital de esto. Los minoristas deben tener suficiente efectivo en el cajón para que un empleado pueda realizar un turno completo.
Asignar una persona por caja
Se puede permitir tener una caja registradora en toda la planta, pero no es recomendable. Cuantas más personas manejen el cajón a la vez, más difícil será identificar al responsable cuando los recuentos sean insuficientes.
Cuando un empleado maneja cada cajón, puede aumentar la responsabilidad. Sí, puede que te sientas inclinado a confiar en tu personal, y tendrías razón. Se puede confiar en la mayoría de los empleados. Pero usted también tiene un negocio que operar, y los robos de los empleados ocurren. Tiene sentido responsabilizar a los empleados cuando se trata de manejar dinero en efectivo. Se asegurará de que los recuentos sean precisos al final de cada turno y se encontrará con menos problemas en el futuro.
Contar el dinero en efectivo al principio del día
Muchos suponen que el recuento de efectivo sólo tiene lugar cuando se hace el balance de la caja registradora al final de cada día.
Falso.
Es esencial empezar cada día sabiendo lo que hay en caja. Al principio de cada jornada, es necesario contar con una buena base de efectivo en la caja para garantizar que se dispone de suficiente para cubrir las operaciones. Se trata de otro ejercicio de equilibrio. Demasiado poco, y sus empleados podrían quedarse sin efectivo a mitad de turno y provocar retrasos. Demasiado, y aumentará la probabilidad de robos por parte de los empleados.
Nota: es conveniente asegurarse de que el cajón portamonedas es del tamaño adecuado.
Depositar dinero en efectivo a lo largo de los turnos
Durante un turno ajetreado, es normal que la caja registradora se desorganice un poco, con demasiados $20 y pocos individuales, o viceversa. Ordenar periódicamente la caja registradora a lo largo del día puede ayudar a garantizar que su caja registradora esté sana cuando llegue el momento del recuento final.
Deposite efectivo durante los periodos de menor actividad para tener suficiente a mano cuando la actividad vuelva a aumentar, y cuente lo que haya. Asegúrate de eliminar la diferencia del recuento de la mañana, no sea que acabes contando dos veces. También es útil que dos personas estén presentes en este proceso. Esto ayuda a garantizar una mayor precisión y responsabilidad.
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A continuación, extraiga el informe POS de cada cajón
Tanto si hace el balance de su caja al final de cada día como al final de cada turno, necesitará disponer de datos precisos para comparar sus recuentos. Extraiga el informe del punto de venta cada vez que cierre la caja. Saque el cajón y retírese a un lugar discreto de la tienda para realizar el recuento. Tendrá que comprobar los recuentos minuciosamente, así que asegúrese de disponer de tiempo suficiente.
Contar el efectivo de cada caja en un lugar discreto
En primer lugar, realice el recuento físico. Calcule la suma total de todas las monedas, billetes y recibos PDQ y compare esas cifras con el total del informe. No es raro que haya un ligero déficit de efectivo o una pequeña discrepancia. A menudo, con un segundo recuento, desaparecen. Si no se cometieron errores cuando los empleados entregaron el cambio a los clientes, todo debería cuadrar.
Identificar y resolver las discrepancias
Sin embargo, si encuentra una carencia importante, le convendrá revisar de nuevo los datos de su POS. La mayoría de las discrepancias se deben a un simple error humano y no son nefastas. Busque faltas y excesos. Los excesos significan que probablemente se ha defraudado a los clientes, lo cual es algo que querrá investigar en caso de que tenga que ofrecer a algunos empleados un poco de formación adicional. Otras discrepancias podrían significar que el dinero se ha perdido, ha sido robado o contado incorrectamente.
Para resolverlo, haga un recuento de todos los recibos de caja, cheques, cupones y tarjetas de crédito. Si se queda corto, vuelva a comprobar dentro y alrededor de la caja registradora y su caja registradora por si faltan recibos. Revise sus transacciones POS para ver si puede detectar algo que podría faltar, como recibos. También es una buena idea contar con alguien que pueda registrar las discrepancias de efectivo en las cuentas de pérdidas y ganancias de la pequeña empresa.
Registrar las transacciones de la caja registradora
Una vez terminado todo esto, asegúrate de llevar un registro de todas las transacciones en tus libros. Registra el saldo inicial, el efectivo, el crédito, los cheques, los cupones, el crédito de la tienda concedido y cualquier otra venta.
Anota cualquier discrepancia que no puedas resolver. Contabiliza los excesos o déficits en una columna aparte.
