Guía del comprador de software y sistemas de TPV

Guía del comprador de software y sistemas de TPV

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Invertir en un sistema de punto de venta (TPV) es una de las mejores cosas que puede hacer por su negocio, pero con tantas opciones en el mercado, ¿cómo determinar qué hardware y software de TPV se adaptan mejor a las necesidades de su negocio y a su presupuesto?

Esta guía puede ayudarle a encontrar el sistema TPV perfecto para su negocio.

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Paso 1: Definir las necesidades de la empresa

Nadie quiere perder tiempo y dinero en una solución de TPV que carece de las capacidades necesarias, o que tiene características innecesarias que aumentan el precio. Para evitar la compra de un sistema que no es adecuado para su negocio, debe identificar los desafíos específicos que necesitará que su nuevo sistema de TPV resuelva.

Puedes empezar por hacer preguntas como:

  • ¿Se está resintiendo el negocio porque los clientes deben esperar a menudo en largas colas en los puntos de venta?
  • ¿Los compradores se van con frecuencia de su establecimiento con las manos vacías porque no tiene la mercancía que desean?
  • ¿Pasa demasiado tiempo gestionando a los empleados o intentando averiguar por qué su volumen de ventas no suele coincidir con sus niveles de inventario?
  • ¿Quiere atraer a nuevos clientes?

Las respuestas le ayudarán a identificar los puntos conflictivos que desea eliminar y los objetivos que quiere alcanzar con un nuevo sistema de TPV. Considere también la cantidad de tiempo que dedica a las tareas relacionadas con las operaciones y si necesita el sistema de TPV para automatizar los procesos. También puede considerar si necesita que el sistema de TPV apoye iniciativas que puedan ayudar a hacer crecer su negocio.

Una vez que haya identificado claramente las necesidades de su negocio, investigue qué funciones del TPV las satisfacen. La lista de las funciones que necesita que le proporcione su nuevo sistema le ayudará a reducir el campo de elección cuando busque un nuevo TPV. Es probable que las soluciones que considere tengan una mezcla de funciones "imprescindibles" y "agradables de tener"; recuerde centrarse en lo que necesita, lo que puede ayudarle a minimizar el coste del sistema. "Más" no es necesariamente mejor cuando se trata de soluciones tecnológicas.

Paso 2: Establecer un presupuesto

Decida cuánto puede gastar su empresa en un sistema de TPV. En la mayoría de los casos, la inversión media del sector en sistemas de punto de venta representa entre el 2 y el 3 por ciento del volumen anual de los minoristas, y entre el 1 y el 1,5 por ciento del volumen anual de los operadores de restaurantes. Tenga en cuenta los costes continuos, como el mantenimiento/actualización del software, el mantenimiento del hardware y la asistencia técnica.

Pregunte por las opciones de pago. Es posible que la financiación le ayude a sufragar la considerable inversión de capital que va a realizar. También puede alquilar o arrendar el hardware del TPV, lo que puede minimizar los costes iniciales, pero puede aumentar el coste total del sistema. Otra opción disponible puede ser una oferta de TPV como servicio, que le proporciona su sistema, así como actualizaciones de software y mejoras del sistema, por una cuota de suscripción para utilizar (en lugar de poseer) el sistema.

A la hora de elegir entre estas opciones, tenga siempre en cuenta el coste total de propiedad (TCO) y el retorno de la inversión (ROI). El precio de un sistema de TPV completo puede parecer elevado, pero no hay que olvidar el ahorro económico que supondrá un sistema de este tipo a lo largo de su ciclo de vida al reducir los gastos de mano de obra, mejorar el control del inventario, la precisión de los pedidos y el seguimiento del dinero en efectivo, y poner coto a las pérdidas. Un sistema de TPV completo también ayudará a aumentar las ventas al facilitar más compromiso efectivo con el cliente y un mejor servicio al cliente, además de ofrecerle una visión en tiempo real de todos los aspectos de su operación.

Paso 3: Comprar software

Al considerar sus opciones, descubrirá que no todos los solución de software es compatible con todo el hardware de TPV. Seleccionar primero el software evitará que se vea limitado en su funcionalidad.

Hay diferentes tipos de software entre los que puedes elegir:

  • Nativo. El software de TPV nativo se instala en su hardware de TPV. Es más fácil de personalizar que el software basado en la nube.
  • Software basado en la nube (Software-as-a-Service, o SaaS). En un modelo SaaS, el software se suministra a través de la nube y se paga por él mediante una suscripción mensual. Además, se puede acceder al software basado en la nube desde cualquier lugar en el que haya una conexión a Internet, lo que le da una mayor visibilidad y control sobre su operación. Personalizar este tipo de software puede ser difícil.
  • Software híbrido. Este software puede ejecutarse en línea en la nube o sin conexión.

Puede ser útil investigar los tipos de software de TPV que utilizan otros negocios como el suyo. Averigüe a través de referencias o reseñas si estos minoristas o restauradores están contentos con el tipo de solución, la funcionalidad que ofrece y los beneficios que las soluciones proporcionan a sus negocios.

También puede ser útil informarse sobre los proveedores de software de TPV que suministran el software, para obtener información sobre el nivel de servicio al cliente que ofrecen y su experiencia trabajando con empresas de su mercado o sector. También hay que tener en cuenta si el proveedor es una empresa consolidada, que no es probable que cierre sus puertas y le deje sin asistencia para su sistema.

Una vez que haya creado una lista de soluciones de TPV para su empresa, es el momento de organizar demostraciones. Utilizar la solución usted mismo le dará una idea de lo fácil que será para sus empleados aprender, utilizarla de forma eficiente y descubrir si apoyará sus operaciones. Puede ser útil comparar funciones similares entre sí para llegar a una evaluación precisa de la mejor solución para su empresa.

Paso 4: Encontrar el hardware compatible

El software de TPV que elija dictará el hardware de TPV que puede utilizar. En muchos casos, sin embargo, todavía habrá una serie de opciones para elegir. Algunas de las elecciones que debe hacer están relacionadas con la forma en que sus empleados utilizarán el sistema. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es el método de entrada preferido? Algunos operadores prefieren los teclados o una interfaz de escáner para la introducción de datos en el punto de venta, mientras que otros prefieren una interfaz de pantalla táctil que facilite una introducción de datos más rápida y una formación más sencilla para los nuevos empleados.
  • ¿Utilizará el TPV móvil? La funcionalidad de TPV en una tableta u otro dispositivo móvil puede ofrecerle funciones de eliminación de colas, asistencia en el pasillo y pago en la mesa que pueden mejorar enormemente la experiencia de los clientes. Sus opciones incluyen la adición de un TPV móvil a un sistema tradicional y fijo, o el uso de un TPV móvil por sí solo.
  • ¿Qué periféricos se necesitan? Hay que tener en cuenta impresorasEn la página web de la empresa, se puede encontrar una lista de los productos más importantes, como cajones de efectivo, PIN pads, lectores de tarjetas de pago y escáneres de códigos de barras, y seleccionar el modelo que mejor se adapte a sus necesidades.
  • ¿Acepta todas las formas de pago? Asegúrese de que su nuevo sistema ofrece a sus clientes la posibilidad de pagar con sus métodos preferidos. Ahora que Estados Unidos está migrando hacia los pagos EMV, todos los nuevos sistemas de TPV deben tener la capacidad de aceptar pagos con tarjetas con chip. Si no lo hacen, pueden asumir la responsabilidad de los cargos fraudulentos de las tarjetas de pago. También hay que tener en cuenta las tendencias que indican los tipos de pago emergentes. El uso de carteras móviles, por ejemplo, está ganando terreno. Para aceptar este tipo de pagos, necesitará soluciones de TPV que incluyan la tecnología de comunicaciones de campo cercano (NFC).
  • ¿Qué diseño de terminal prefiere? Un diseño de terminal de punto de venta tradicional puede funcionar bien para su negocio. Sin embargo, si el espacio en la caja es limitado, es posible que desee considerar una solución más ergonómica con una huella más pequeña, como un configuración todo en uno que incorpora periféricos básicos (por ejemplo, impresoras, cajones de efectivo, lectores de tarjetas de crédito, teclados de PIN y pantallas para los clientes) o un sistema de TPV de tableta. También encontrará opciones que sean estéticamente agradables y no desvirtúen la decoración de una tienda o el ambiente de un restaurante.

Al igual que hizo con los proveedores de software, averigüe todo lo que pueda sobre los proveedores de hardware para TPV. Lea referencias y reseñas, y hable con otras empresas -preferiblemente similares a la suya- que utilicen sus soluciones. Asegúrese también de que la empresa ofrece garantías y asistencia técnica.

¿Necesita ayuda en este proceso?

La elección de un nuevo sistema de TPV es una decisión importante, y buscar adecuadamente sus opciones y encontrar las soluciones adecuadas puede ser una tarea que requiera mucho tiempo. Afortunadamente, los distribuidores de valor añadido especializados en sistemas de TPV para venta al por menor y restaurantes están preparados para ayudarle a considerar las necesidades del negocio y los retos que puede abordar un sistema de TPV, a establecer un presupuesto y a seleccionar las soluciones adecuadas para su negocio. También le ayudarán a implantar el nuevo sistema y le proporcionarán formación y asistencia técnica.

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