Comment éviter et contester les débits compensatoires avec des reçus imprimés ?

Comment éviter et contester les débits compensatoires avec des reçus imprimés ?

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En tant que propriétaire d'entreprise dans le paysage économique concurrentiel actuel, les résultats financiers sont essentiels. Dans l'article du blog d'aujourd'hui, découvrez ce que sont les rétrofacturations, leur prévalence et comment vous pouvez utiliser les reçus imprimés pour les éviter et les contester, ce qui vous permettra d'économiser de l'argent et d'augmenter vos bénéfices.

Qu'est-ce qu'une rétrofacturation ?

Avant toute chose, expliquons ce qu'est exactement une rétrofacturation.

Selon Investopedia,

"Une rétrofacturation est une charge qui est retournée à une carte de paiement après qu'un client ait réussi à contester un élément sur son relevé de compte ou son rapport de transactions. Une rétrofacturation peut se produire sur les cartes de débit (et le compte bancaire sous-jacent) ou sur les cartes de crédit. Les rétrofacturations peuvent être accordées à un titulaire de carte pour diverses raisons."

Les rétrofacturations sont accordées notamment parce qu'un client n'a pas reçu l'article qu'il a payé, qu'un débit a été accidentellement dupliqué ou que sa carte a été volée et que l'achat est frauduleux.

Cependant, il existe aussi des rétrofacturations frauduleuses qui sont malheureusement dues à un consommateur qui conteste sciemment (et injustement) un débit. Également connue sous le nom de "fraude amicale", cette situation se produit lorsqu'un acheteur effectue un achat avec sa propre carte de crédit et demande ensuite une rétrofacturation après avoir reçu les articles ou services achetés.

Le processus de rétrofacturation

Lorsqu'une rétrofacturation se produit, elle comprend généralement un processus en quatre étapes :

1. Le différend initial: Le titulaire de la carte entame un litige et la banque lui accorde une ligne de crédit temporaire (ce qui signifie qu'il récupère son argent, mais que l'affaire n'est pas encore complètement réglée).

2. Communication bancaire: La banque du titulaire de la carte renvoie la transaction à la banque du commerçant et elles communiquent pour obtenir plus d'informations sur la transaction.

3. Décision de la banque: Les deux banques continuent de communiquer et soit elles résolvent le problème, soit la banque du commerçant lui envoie une notification de rétrofacturation.

4. Action du commerçant: Vous, le commerçant, acceptez ou contestez la rétrofacturation.

Statistiques sur la rétrofacturation

Alors, quelle est la fréquence des débits compensatoires et quel est leur coût pour vous, le détaillant ? Il est alarmant de constater que les débits compensatoires augmentent à un rythme de 20% par an, et que près de 86% des débits compensatoires sont probablement des cas de "fraude amicale".

Découvrez d'autres faits et chiffres sur la rétrofacturation dans l'infographie ci-dessous, réalisée par la Commission européenne. Marché expert:

 
Infographie sur la rétrofacturation
 

Comment éviter le débit compensatoire et le contester ?

Bien que la fréquence des débits compensatoires (et de la "fraude amicale") puisse être un choc, ne vous inquiétez pas, il existe des mesures que vous pouvez prendre en tant que détaillant pour éviter et contester les débits compensatoires.

Vous trouverez ci-dessous plusieurs façons pour votre entreprise de prendre le contrôle de la situation :

  • Conservez une trace des numéros de suivi et de la confirmation de livraison, le cas échéant. Cela peut vous aider à prouver qu'un client a bien reçu sa commande s'il prétend qu'il ne l'a pas reçue.
  • Conservez les transcriptions des chats avec le client (que la conversation ait eu lieu par courriel, par chat en direct, sur les médias sociaux ou ailleurs).
  • Rédigez une lettre de réfutation informative et convaincante dans laquelle vous indiquez le montant que vous contestez, le code de motif de la rétrofacturation et un exposé détaillé des raisons pour lesquelles les documents que vous fournissez prouvent que la transaction contestée est bien légitime.
  • Fournissez toujours un reçu imprimé dans votre magasin de briques et de mortier et conservez des copies de vos reçus, qu'ils soient numériques ou imprimés.

La valeur des reçus imprimés

Les reçus imprimés sont extrêmement importants lorsque vous contestez des rétrofacturations. Comme mentionné ci-dessus, l'une des premières étapes de l'enquête est la communication entre la banque du client et la banque du commerçant. Une partie de cette action consiste à demander une copie du reçu original de la transaction à vous, le commerçant. Fournir des reçus détaillés peut non seulement aider à identifier une "fraude amicale", mais aussi résoudre rapidement le problème dans le cas où le client n'a tout simplement pas reconnu la charge sur son compte, mais qu'elle est en fait légitime.

Pour que le processus se déroule aussi bien que possible, assurez-vous que vos reçus contiennent toutes les informations nécessaires pour répondre à la norme de demande de récupération des principaux réseaux de cartes comme Visa et Mastercard. Ces informations comprennent :

  • Nom et emplacement du commerçant
  • Date de la transaction
  • Code de localisation du commerçant
  • Description des biens ou des services
  • Numéro de compte ou jeton (il est recommandé de tout cacher sauf la date d'expiration et les quatre derniers chiffres du numéro de compte).
  • Marque de la carte de paiement
  • Montant de la transaction
  • Code d'autorisation, le cas échéant
  • Espace pour la signature du titulaire de la carte, le cas échéant
  • Politique de retour/remboursement

Vous pouvez en savoir plus sur la manière de contester les rétrofacturations en consultant le site suivant ChargebackGurus.com.

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